Tipos de Procedimiento

Tipos de Procedimiento
 
De acuerdo con las características que presentan los actos coordinados que integran el procedimiento se pueden clasificar en:
Procedimiento de Oficio: Es aquel en que la actividad de la administración se inicia por el impulso interno que da la voluntad administrativa, por ejemplo en los procedimientos de control, evaluación y sancionatorios
.
Procedimiento a Petición de parte: Este procedimiento debe ser llevado a cabo por la administración, previa solicitud del gobernado, en las quejas, los recursos y las peticiones de los particulares.

Procedimiento de Oposición: Generalmente se inicia dentro de otro procedimiento, dentro de la fase de instrucción, como un elemento mas que la administración se allega para resolver un asunto que conoce. Lo encontramos en las inconformidades en las que , al no ser instancias, el particular solo aporta su punto de vista respecto de hechos que la autoridad analiza, también se presenta durante el proceso de otorgamiento de concesiones, en el que los terceros interesados pueden intervenir.

Procedimiento de Ejecución: Esta integrado por el conjunto de actos que tienden a hacer efectiva la decisión administrativa, esto es cuando el particular no la acata de forma voluntaria. Procede inmediatamente después de la fase de eficacia, como sucede en el proceso administrativo de ejecución en materia tributaria.

Procedimiento Revisor: Este se produce respecto de un procedimiento anterior y conduce a la producción de un nuevo acto administrativo que confirma, anula o modifica el acto que se revisa. Generalmente se produce por la interposición de recursos.

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

Munich G. Y Martínez G.(1979) Consideran que los procedimientos administrativos: "Permiten establecer la secuencia para efectuar las actividades rutinarias y especificas". (p. 99)

Desde otra perspectiva Terry & Franklin (1993) definen que los procedimientos administrativos son: "Una serie de tareas relacionadas que forman la secuencia establecida en ejecutar el trabajo que va a desempeñar" (p.32)

Ante lo relacionado en las citas del párrafo anterior se puede conceptuar el procedimiento administrativo como un instrumento administrativo que apoya la realización del que hacer cotidiano en donde ellos consignan, en forma metódica las operaciones de las funciones.

La importancia de los procedimientos administrativos estriba en que los mismos:

- Establecer el orden lógico que deben seguir las actividades.

- Promueven la eficiencia y la optimización.

- Fijar la manera como deben ejecutarse las actividades, quién debe ejecutarlas y cuándo.

BENEFICIOS DE LOS PROCEDIMIENTOS

Según Pino, A.(1998) en su Trabajo de Grado describe los siguientes beneficios que consisten en:

- Aumento del rendimiento laboral.

- Permite adaptar las mejores soluciones a los problemas.

- Contribuye a llevar una buena coordinación y orden en las actividades de la organización.

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

Para Gómez.(Op.cit) define que: "Son documentos que registran y trasmiten, sin distorsiones, la información básica referente al funcionamiento de las unidades administrativas; Además facilitan la actuación de los elementos humanos que colaboran en la obtención de los objetivos y el desarrollo de las funciones".(p.125)

OBJETIVOS DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

Según Gómez.(op.cit) los manuales de procedimientos en su calidad de instrumento administrativo tienen como objetivo:

- Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.

- Determinar en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.

- Facilitar las labores de auditoria, la evaluación del control interno y su vigilancia.

- Aumentar la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y como deben hacerlo.

- Ayudar en la coordinación del trabajo y evitar duplicaciones.

conclusion

Los Flujogramas a los cuales también se les llama diagrama de flujo y muy rara vez fluxogramas, son gráficos que señalan el movimiento, desplazamiento o curso de alguna cosa, que bien puede ser una actividad, un formulario, un informe, materiales, personas o recursos.
Los Flujogramas son de gran importancia para toda empresa y persona ya que brinda elementos de juicio idóneos para la representación de procedimientos y procesos, así como las pautas para su manejo en sus diferentes versiones.
La selección de los símbolos dependen del procedimiento que va a ponerse en las gráficas y del empleo que vaya a darse en las mismas, por tal motivo es fundamental que se empleen de forma correcta, al colocar un símbolo en un sitio inadecuado, cambia el sentido del flujograma. Se puede decir que los símbolos más usados son:
Operación
Transporte
Inspección
Demora
Almacenamiento


 el proceso administrativo es la forma en como la Administración dividió en etapas su estudio para poder hacerlo más comprensible, es decir el proceso administrativo se descompone en las siguientes etapas, previsión, planeación, organización, integración, dirección y control, estas etapas no las puedes tomar como fases que se desarrollan cronológicamente ya que muchas veces cuando estas previniedo ya estas controlando o cuando estas planeando también estás dirigiendo o cuando estás organizando también estas controlando por ponerte un ejemplo, además que es primordial el uso de una buena comunicación en todos los niveles de la empresa para que pueda llevarse a cabo de una buena forma.
Estas etapas son primordiales para el estudio de la Administración y se establecen en los procesos generales de las empresas para que puedan funcionar de manera congruente con la misión para las que fueron creadas, así mismo es muy interesante cuando aplicas el proceso administrativo a tu vida ya que si lo llevas a cabo es más fácil llegar a tus metas y fijar tus objetivos de una manera realista y sobre todo ejecutable, así tu tienes un mayor control sobre tus decisiones y puedes tomar diversas alternativas para llegar a un fin, cuando puedes lograr esto en tu vida personal lo vas a llevar con éxito a tu vida profesional.
 

Diseño y Elaboración de Flujogramas

Diseño y Elaboración de Flujogramas
Según Gómez Cejas, Guillermo. Año 1.997:
Convención para trazar los diagramas:

1. La información para identificar cada diagrama debe ser la siguiente:
2. 0. Nombre del proceso, indicando los puntos iniciales y finales.
   1. Nombre del departamento o los departamentos involucrados.
   2. Nombre de la persona que preparó el diagrama.
   3. Número de personas o puestos involucrados.
   4. Número de pasos.
3. Identificar cada columna con le nombre de la persona o puestos que realiza cada uno de los pasos.
4. Representar las formas o documentos, mediante rectángulos proporcionales a las formas o documentos representados. Sin embargo como lo principal es la claridad, esta convención puede eliminarse empleando solamente el buen juicio.
5. Cada forma debe representarse siempre por un rectángulo de las mismas dimensiones.
6. Cada vez que se crea una forma, se le pone en el original y copias un triángulo negro en la esquina inferior derecha.
7. Cuando las dimensiones del rectángulo lo permitan, es conveniente poner el nombre de la forma en cada paso que aparezca.
8. El original y las copias siempre deben ponerse en el mismo orden. Se coloca un número en la esquina superior derecha. Para el original siempre se colocará el número uno; y las siguientes copias tendrán numeraciones ascendentes.
9. En cada paso deben presentarse todos los documentos que intervienen.
10. Cuando se transportan dos o más papeles, que van unidos, ya sea con grapa o broche o en sobre, se reúnen los rectángulos identificando cada uno de ellos. El movimiento se presenta por una sola línea.
11. Cuando se muevan juntos, pero no unidos, el transporte se representa por medio de líneas para cada forma o grupo de formas.
12. La secuencia demuestra haciendo que las líneas de transportes tengan una ligera tendencia hacia abajo.
13. El orden cronológico de los pasos se representa por el orden en que aparecen los rectángulos, de arriba hacia abajo.
14. Debe identificarse cada paso con un número y hacer una pequeña descripción del mismo, mediante la escritura del verbo que identifica la acción.
15. Si es posible hacer que lo firme el jefe del departamento o el empleado que ha proporcionado la información.

Presentación de las formas en el diagrama:

1. Las figuras deben hacerse en forma de cuadros o rectángulos, imitando hasta donde sea posible la forma y tamaño de las originales reducidas a escala, indicando en la parte superior y al centro el nombre con una sola palabra.
2. Las formas con copias deben representarse como sigue.
3. Cuando se tenga que hacer una distribución de formas, se recomienda empezar con la más alejada para evitar que se crucen.
4. Toda forma debe demostrar cual fue su origen.
5. La nueva forma se marca con un triángulo en la orilla inferior izquierda y con ello se identifica el hecho de que la forma aparece por primera vez en el proceso.
6. Cuando se termine el espacio disponible en el papel y sea necesario pasar otra hoja o a otra parte de la misma hoja, la liga de procesos se muestra mediante "conectores" que consisten en dos círculos con la letra W, uno en el punto en que se cortó el proceso y otro igual en el lugar en que se reinicia.

Según Chiavenato, Idalberto. Año 1.993:
Se rige por una serie de símbolos, normas y pautas convencionales las cuales son:

1. El formato o esqueleto del flujograma debe dividirse en partes que representan a los departamentos, secciones o dependencias involucradas en el procedimiento. Cada departamento o sección debe mostrarse una sola vez en el flujograma y en el mismo orden o secuencia cronológica de su aparición en el procedimiento que se describe de izquierda a derecha.
2. Mostrar una misma dependencia mas de una vez en el flujograma aun cuando las acciones del procedimiento regresen a la misma.
3. Las líneas indicadoras del flujograma deben ser mas delgadas que las líneas divisorias del formato, rectas y angulares, dotadas de flechas en sus extremos terminales.
4. Cada paso o acción del procedimiento debe enumerarse con claridad y describirse brevemente con muy pocas palabras.
5. Cuando algún documento queda retenido en alguna dependencia del flujograma se indica según sea archivado: definitivamente, temporalmente o retenido por algunos días ("D"), horas ("O") o minutos (´).
6. Cuando hay que destruir algún documento luego de ser utilizado en el procedimiento se indica con una (X) grande.
7. Cuando en el procedimiento algún documento da origen a otro se indicará en el flujograma mediante una flecha interrumpida.
8. Al igual que vimos en los organigramas en los flujogramas cuando varias líneas se intercruzan sin tener relación se indica mediante una inflexión en cualquiera de ellas.
9. Siempre resultará mejor que el flujograma se muestre en una sola hoja, pero cuando en su extensión se tenga que continuar en otra página, se señala mediante un símbolo cualquiera dentro de un circulo, en la página donde se interrumpe y el mismo que suele llamarse conector se colocará en otra página como sigue.

Según Gómez Rondón, Francisco. Año 1.995:
El analista experto adoptará su propio método en la preparación de los flujogramas o diagrama de flujo, a continuación se observan algunas pautas:

1. Especificar el objetivo del flujograma o diagrama de flujo.
2. Pasar de lo conocido a lo desconocido. Es decir, identificar los subsistemas que, según se sabe, debe aparecer y desarrollar los que se relacionan con ellos.
3. Utilizar símbolos autorizados y de una plantilla, o sea un dispositivo de plástico con los símbolos recortados.
4. Empezar a construir el flujograma o diagrama de flujo en la parte superior de cada página; deben ir de arriba hacia abajo o de izquierda a derecha.
5. Cada página debe tener un encabezado que identifique claramente el proyecto, la gráfica, la flecha (de revisión, si la hay), el autor y el número de páginas.
6. Cuando las líneas de flujo son numerosas en diagramas complejos, utilizar conectores para reducir su número.
7. Establecer el nivel en que van a construirse los flujogramas o diagramas de flujo.
8. Reunir los flujos de entrada, de modo que las líneas de flujo que aparecen entrando en un símbolo sean las menos posibles, lo mismo se harán con las líneas que salen.
9. Escribir en los símbolos, usando el menor número posible de palabras.

Recomendaciones para el uso y aplicación de los flujogramas

1. La redacción del contenido del símbolo de operación debe ser realizada con frases breves y sencillas
2. Evitar usar siglas anotando el nombre completo de las unidades administrativas.
3. El símbolo de documento debe contener el nombre original de la forma que se utilice.
4. El símbolo de conector puede ser alfabético o numérico, pero debe coincidir en los conectores de entrada y salida, cuando existen una gran cantidad de conectores, es conveniente adicionar un color al símbolo.
5. Debe realizarse de forma limpia y ordenada.
6. realizarlas al principio en forma de borrador, sin emplear plantillas.

Nosotros nos quedamos con Gómez Cejas, Guillermo ya que estamos de acuerdo con su teoría respecto a que los flujogramas, no son mas que un diagrama que expresa gráficamente las distintas operaciones que componen un procedimiento o parte de este. Las características, tipos, simbologías, diseño y elaboración de los flujogramas son las más acertadas y las que más se aplican.
El objetivo fundamental del flujograma es indicar el flujo de todo el trabajo de un departamento y de toda la empresa u organización, si se quiere elaborando uno para cada actividad y otro para cada persona, de manera que muestre las interrelaciones, procedimientos entre los diferentes departamentos, secciones y personas, considerados en las mayorías de las empresas o departamentos de sistemas como uno de los principales instrumentos en la realización de cualquier de métodos y sistemas, es importante que se elabore de forma secuencial y cronológica, ya que así se evita la inconsistencia al momento de transmitir el mensaje.
Con el objeto de adaptarse a toda clase de necesidades y debido a su extenso uso, el Flujograma o Diagrama de Flujo está elaborado de diferentes maneras:
Por su formato: vertical, horizontal, panorámico, y arquitectónico.
Por su propósito: forma, labores, métodos, analíticos, espacio, combinados

Tipos de Flujogramas

Según Gómez Cejas, Guillermo. Año 1.997:

Según su forma:

1. Formato Vertical: En él el flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la información que se considere necesaria, según su propósito.
2. Formato Horizontal: En él el flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda a derecha.
3. Formato Panorámico: El proceso entero está representado en una sola carta y puede apreciarse de una sola mirada mucho más rápidamente que leyendo el texto, lo que facilita su comprensión, aun para personas no familiarizadas. Registra no solo en línea vertical, sino también horizontal, distintas acciones simultáneas y la participación de más de un puesto o departamento que el formato vertical no registra.
4. Formato Arquitectónico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona sobre el plano arquitectónico del área de trabajo. El primero de los flujogramas es eminentemente descriptivo, mientras que los últimos son fundamentalmente representativos.

Por su propósito:

1. De Forma: Se ocupa fundamentalmente de una forma con muy pocas o ninguna descripción de las operaciones. Presenta la secuencia de cada una de las operaciones o pasos por los que atraviesa una forma en sus diferentes copias, a través de los diversos puestos y departamentos, desde que se origina hasta que se archiva. Retrata la distribución de múltiples copias de formas a un número de individuos diferentes o a unidades de la organización.
2. Las formas pueden representarse por símbolos, por dibujos o fotografías reducidas o por palabras descriptivas. Se usa el formato horizontal. Se retrata o se designa la forma en el lado izquierdo de la gráfica, se sigue su curso al proceso de progresión horizontal, cruzando las diferentes columnas asignadas a las unidades de la organización o a los individuos.
3. De Labores (¿qué se hace?): Estos diagramas abreviados sólo representan las operaciones que se efectúan en cada una de las actividades o labores en que se descompone un procedimiento y el puesto o departamento que las ejecutan. El término labor incluyendo toda clase de esfuerzo físico o mental. Se usa el formato vertical.
4. De Método (¿cómo se hace?): Son útiles para fines de adiestramiento y presentan además la manera de realizar cada operación de procedimiento, por la persona que debe realizarla y dentro de la secuencia establecida. Se usa el formato vertical.
5. Analítico (¿para qué se hace?): Presenta no solo cada una de las operaciones del procedimiento dentro de la secuencia establecida y la persona que las realiza, sino que analiza para qué sirve cada una de las operaciones dentro del procedimiento. Cuando el dato es importante consigna el tiempo empleado, la distancia recorrida o alguna observación complementaria. Se usa formato vertical.
6. De Espacio (¿dónde se hace?): Presenta el itinerario y la distancia que recorre una forma o una persona durante las distintas operaciones del procedimiento o parte de él, señalando el espacio por el que se desplaza. Cuando el dato es importante, expresa el tiempo empleado en el recorrido. Se usa el formato arquitectónico.
7. Combinados: Presenta una combinación de dos o más flujogramas de las clases anteriores. Se usa el flujograma de formato vertical para combinar labores, métodos y análisis (qué se hace, cómo se hace, para qué se hace).

Se usa el formato panorámico para combinar varias formas y labores de varios puestos o departamentos.
Según Chiavenato, Idalberto. Año 1.993: Existen tres tipos de Flujogramas o Diagramas de Flujo

1. Diagrama de flujo vertical: También denominado gráfico de análisis del proceso. Es un gráfico en donde existen columnas verticales y líneas horizontales. En la columnas verticales están los símbolos o convencionales ( de operación, transporte, control, espera y archivo), los funcionarios involucrados en la rutina, el espacio recorrido para la ejecución y le tiempo invertido.
2. El diagrama de flujo vertical destaca la secuencia de la rutina y es extremadamente útil para armar una rutina o procedimiento para ayudar en la capacitación del personal y para racionalizar el trabajo.

El Diagrama de flujo horizontal destaca a las personas u organismos que participan en una determinada rutina o procedimiento. Es muy usado cuando una rutina involucra varios organismos o personas, ya que permite visualizar la parte que corresponde a cada uno y comparar la distribución de las tareas para una posible racionalización o redistribución del trabajo.

3. Diagrama de flujo horizontal: Es diferente al anterior, al revés de la secuencia que se traslada verticalmente, esta lo hace de manera horizontal; este utiliza los mismos símbolos y convenciones que el vertical.
4. Diagrama de flujo de bloques: Es un diagrama de flujo que representa la rutina a través de una secuencia de bloques, cada cual con su significado y encadenados entre sí. Utiliza una simbología mucho más rica y variada que los diagramas anteriores, y no se restringe a líneas y columnas preestablecidos en el gráfico.

Los analistas de sistemas utilizan mucho este diagrama para representar los sistemas, es decir, para indicar entradas, operaciones, conexiones, decisiones, archivado, etc, que constituyen el flujo o la secuencia de las actividades de los sistemas.

Según Gómez Rondón, Francisco. Año 1.995:

Por su presentación:

1. De bloque: Se representan en términos generales con el objeto de destacar determinados aspectos.
2. De detalle: Plasman las actividades en su más detallada expresión.

Por su formato:

1. De formato vertical: En el que el flujo de las operaciones va de arriba hacia abajo y de derecha a izquierda
2. De formato horizontal: En el que la secuencia de las operaciones va de izquierda a derecha en forma descendente
3. De formato tabular: También conocido como de formato columnar o panorámico, en el que se presenta en una sola carta el flujo total de las operaciones, correspondiendo a cada puesto o unidad una columna
4. De formato arquitectónico: Muestra el movimiento o flujo de personas, formas, materiales, o bien la secuencia de las operaciones a través del espacio donde se realizan

Por su propósito:

1. De forma: El cual se ocupa fundamentalmente de documentos con poca o ninguna descripción de operaciones con poca o ninguna descripción de operaciones.
2. De labores: Indica el flujo o secuencia de las operaciones, así como quién o en donde se realiza y en qué consiste ésta.
3. De método: Muestra la secuencia de operaciones, la persona que las realiza y la manera de hacerlas.
4. Analítico: Describe no sólo el procedimiento quién lo hace, y cómo hacer cada operación, sino para qué sirven.
5. De espacio: Indica el espacio por el que se desplaza una forma o una persona.
6. Combinados: Emplean dos o más diagramas en forma integrada.
7. De ilustraciones y texto: Ilustra el manejo de la información con textos y dibujos.
8. Asistido por computadora: El flujo de información se hace con recursos de software.

Flujograma

EL Flujograma o Diagrama de Flujo, consiste en representar gráficamente hechos, situaciones, movimientos o relaciones de todo tipo, por medio de símbolos.
A continuación se observará de tres autores diferentes el concepto de Flujograma o Diagramas de Flujo, características, tipos, simbología, diseño y elaboración.
Según Gómez Cejas, Guillermo. Año 1.997; El Flujograma o Fluxograma, es un diagrama que expresa gráficamente las distintas operaciones que componen un procedimiento o parte de este, estableciendo su secuencia cronológica. Según su formato o propósito, puede contener información adicional sobre el método de ejecución de las operaciones, el itinerario de las personas, las formas, la distancia recorrida el tiempo empleado, etc.
Según Chiavenato Idalberto. Año 1.993; El Flujograma o Diagrama de Flujo, es una gráfica que representa el flujo o la secuencia de rutinas simples. Tiene la ventaja de indicar la secuencia del proceso en cuestión, las unidades involucradas y los responsables de su ejecución.
Según Gómez Rondón Francisco. Año 1.995; El Flujograma o Diagrama de Flujo, es la representación simbólica o pictórica de un procedimiento administrativo.
Importancia:
Según Gómez Cejas, Guillermo. Año 1.997; es importante ya que ayuda a designar cualquier representación gráfica de un procedimiento o parte de este , El flujograma de conocimiento o diagrama de flujo, como su nombre lo indica, representa el flujo de información de un procedimiento.
En la actualidad los flujogramas son considerados en las mayorías de las empresas o departamentos de sistemas como uno de los principales instrumentos en la realización de cualquier métodos y sistemas.
Según Chiavenato, Idalberto. Año 1.993; es importante los flujogramas en toda organización y departamento, ya que este permite la visualización de las actividades innecesarias y verifica si la distribución del trabajo está equilibrada, o sea, bien distribuida en las personas, sin sobrecargo para algunas mientras otros trabajan con mucha holgura.
Según Gómez Rondón, Francisco. Año 1.995; los flujogramas o diagramas de flujo son importantes para el diseñador porque le ayudan en la definición formulación, análisis y solución del problema. El diagrama de flujo ayuda al analista a comprender el sistema de información de acuerdo con las operaciones de procedimientos incluidas, le ayudará a analizar esas etapas, con el fin tanto de mejorarlas como de incrementar la existencia de sistemas de información para la administración